As feiras e eventos são bastante complexos de organizar porque dependem de muitos fatores para garantir o seu sucesso, e um dos principais fatores influenciadores está na logística desses eventos. O transporte de pessoas e fornecedores é a peça fundamental para que um evento ou feira seja realmente bem-sucedido!
Mas afinal, como organizar logística de transporte para feira e eventos? Confira neste artigo tudo o que você precisa saber!
A importância da logística em eventos!
Como eventos têm horários pré-determinados e datas fixas, a logística precisa estar perfeitamente planejada porque é essencial que as chegadas e partidas sejam feitas de forma coerente e organizada!
Atrasos de equipamentos e pessoas são impensáveis, pois colocam em risco todo o funcionamento do evento e é essencial que os fornecedores sejam qualificados, para que todas as necessidades do evento sejam atendidas!
Crie um checklist e um planejamento!
A logística de um evento depende muito da criação de um planejamento – e de um cronograma! – para que você consiga estabelecer as metas do que precisa ser feito e o prazo que essas tarefas precisam ser realizadas: o checklist!
Comece esse planejamento com antecedência para ter tempo de se preparar até mesmo para imprevistos, e acompanhe através do seu checklist tudo o que você precisa fazer para uma logística que seja solucionada progressivamente!
Defina horários para cada tipo de transporte que você precisa!
É importante lembrar que eventos precisam de muitos tipos diferentes de fornecedores, desde alimentação para as pausas do evento até mesmo materiais que serão expostos. Acima de tudo, é preciso entender que os fornecedores não precisam ser todos inseridos em um único transporte, mas que é possível organizar a logística de cada um deles separadamente.
Fornecedores de alimentos, por exemplo, sejam para almoços ou café-da-manhã até mesmo petiscos durante o evento, não precisam – e nem devem! – chegar nos mesmos veículos que estruturas físicas do evento, tais como tendas, estandes e iluminação, ou os carros que trarão os visitantes!
Cada fornecedor precisa de um transporte especial que levará em consideração quem ou o quê está sendo transportado, com horários separados, que façam sentido com as necessidades do evento!
Não pense só na logística local!
É possível que seu evento contrate fornecedores de outra cidade, estado e até mesmo de outro país, e isso vai incluir outros tipos de transporte e translado que precisam ser levados em consideração. Afinal, eles estarão dependendo das circunstâncias de um voo, por exemplo, que pode ser atrasado e até adiado, o que pode prejudicar o evento.
Pense sempre no que pode ser um imprevisto e busque soluções para eles: um fornecedor vem de avião mas o evento é em uma cidade que não tem aeroporto? Ofereça o receptivo e transporte da cidade onde ele chegará até o local do evento! Ele vem de ônibus ou até de transporte próprio? Considere o quão boa será a impressão dele da sua empresa se ela dar esse transporte para ele, com veículos de qualidade, a ajuda de um coordenador de logística e a garantia de que ele conseguirá comparecer sem problemas!
Não só isso, mas oferecer logística de qualidade e própria permite mais tranquilidade para lidar com imprevistos, já que empresas especializadas estão preparadas para isso!
Aprenda mais sobre como planejar e organizar a logística do seu evento e garanta o sucesso dele! Baixe agora Logística de Transporte para Feiras e Eventos: Guia completo para escolher o transporte ideal e obter sucesso!
